Zentrale Ablage von E-Mails – E-Mail Sammelbox

Ein Schweizer Rückversicherer suchte eine Compliance-Lösung für eine zentrale Ablage sämtlicher ein- und ausgehenden E-Mails.

Ziele

• Zentrale Ablage sämtlicher ein- und ausgehenden, internen und externen E-Mails
• Sichtbarkeit der einzelnen E-Mails gemäss Berechtigungs-Konzept
• Zuordnung zu Firma und / oder Kontakt in Adress-Datenbank
• Suchmaske für intuitives Suchen über alle E-Mails
• Zeitgesteuerte Archivierung der E-Mail Sammelbox in neue Datenbank
• Optimierung der gespeicherten Datenmenge (DAOS)

Lösung

Ablage von E-Mails mit Mail-Journaling

Die Aktivierung der Server Funktion „Mail-Journaling“ auf dem Domino Server bewirkt, dass jede Nachricht, welche über die mail.box Datenbank verkehrt, in eine separate Datenbank kopiert wird.

Mailprüfung und Zuordnung

Die E-Mails, welche vom Server in die Mail Journaling DB kopiert werden, werden periodisch überprüft und nach der Rechtevergabe in die E-Mail – Sammelbox verschoben (alle E-Mails). In diesem Schritt findet auch die Zuordnung in der Adress-Datenbank zu Firmen und Kontakten statt.

Integration in Adress-DB

Nach erfolgreicher Identifizierung über die E-Mail-Adresse werden die E-Mails in einer zusätzlichen Lasche angezeigt.

Beispiel in Firma:

Beispiel in Kontakte:

Berechtigungen

Die Lese-Zugriffsteuerung der E-Mails in der Sammelbox wird mit READER Feldern gesteuert. D.h. nur Benutzer, die in READER Feldern des E-Mails vorhanden sind, können das E-Mail sehen.
In Reader-Feldern können Personen, Gruppen oder Rollen stehen.

Suchmaske für E-Mail Sammelbox

In einer separaten Suchmaske kann mit Filter Kriterien über alle E-Mails gesucht werden.

In den Suchresultaten werden ausschliesslich E-Mails gemäss Berechtigungs-Konzept ausgegeben.

Gesucht wird nach folgenden Kriterien:

• Eingehend / Ausgehend, externe und interne Mails
• Datumsfilter von/bis (Standard: aktuelles Jahr)
• Auswahl Firmen / Kontakte der Adress-Datenbank
• Mitarbeiter Filter
• Firma / Kontakt Filter: Auswahl von Firmen und Kontakten
• Suchbegriff: Klartext Eingabe, Wahl ob Suche in Betreff oder gesamter Mail – Inhalt
• Sortierung nach Absender, Empfänger, Betreff und Datum/Zeit möglich.
• Optional kann die Archiv E-Mail Sammelbox gleichzeitig durchsucht werden.

Archivierung – E-Mail Sammelbox

Wenn alle E-Mails im Mail-Journaling abgelegt werden, ist mit einer grossen Datenmenge zu rechnen. Für eine entsprechende Performance werden deshalb die E-Mails der Sammelbox archiviert. Die Archivierung läuft zeitgesteuert und verschiebt alle E-Mails die älter als X Tage sind, in ein E-Mail – Sammelbox Archiv. Die Archiv Datenbank wird als Kopie der E-Mail Sammelbox erstellt, d.h. es wird das gleiche Design verwendet.

Die Eigenschaften der Archivierung kann konfiguriert werden:

• Archivierungs-Datenbank Pfad
• Anzahl Tage, nach denen archiviert werden soll

DAOS

Die Aktivierung von DAOS (Domino Attachment and Object Service) bewirkt eine signifikante Platzeinsparung, indem identische Attachments zentral und nur einmal gespeichert werden (als sogenanntes .NLO Files).
Datenbanken, welche DAOS aktiviert haben speichern Attachments nicht mehr als File in Dokumenten, sondern als Referenzen zu Dateien (.NLO) im File-System.

Der Benutzer sieht und bemerkt keinen Unterschied. Attachments werden wie gewohnt als Icons in E-Mail Inhalten angezeigt und werden auch für die Volltextsuche indiziert.

Vorteile:

Platzersparnis: Erfahrungswerte zeigen, dass damit Platzersparnisse von durchschnittlich 40% erzielt werden.
Performance: View Indexes werden schneller aktualisiert.